Avantages

Dans plusieurs domaines, les documents numériques ont supplanté les formats et standards traditionnels. Ainsi, l’appareil photo argentique a laissé place aux appareils numériques qui produisent des fichiers électroniques. C’est également le cas pour tous les documents écrits ou imprimés. Les livres sont aujourd’hui remplacés par les e-books ou les documents PDF. Si les formats numériques connaissent un tel engouement, c’est qu’ils présentent un très engouement de la part des utilisateurs.

La sauvegarde

Contrairement à un document imprimé, un document numérique est en réalité une suite de 1 et de 0. Selon le logiciel de création, il existe ainsi de multiples formats. Les plus connus sont les documents textes ou les images, mais on trouve également des documents plus spécifiques, comme les bases de données ou les langages de code. Ces différents formats permettent aux utilisateurs d’utiliser des formes de sauvegardes très variées. Ceux-ci peuvent les stocker dans leur ordinateur de bureau, les uploader dans un espace en ligne de type “Cloud”, les graver ou les dupliquer dans d’autres supports amovibles, comme les disques durs externes, les clés USB ou les DVD.

L’édition

Le second avantage des documents numériques est leur possible édition. Contrairement à un document physique, on peut en effet modifier ces fichiers à tout instant, à condition d’avoir le logiciel adéquat. On peut ainsi corriger les termes d’un contrat, revoir les niveaux de couleur d’une image, ou supprimer le bruit de fond d’une musique sur son ordinateur. Il n’est pas nécessaire de refaire le document ou le fichier en entier pour avoir une nouvelle version, et il reste toujours possible de sauvegarder une version antérieure si nécessaire.

Le partage

L’autre grande souplesse offerte par les documents numériques est le partage. Après les avoir produit, on peut en effet les mettre en ligne, et par le biais d’internet, des utilisateurs ou d’éventuels acheteurs, si le document est en vente, en prennent connaissance, même s’ils se trouvent à l’autre bout de la planète. Associé au caractère d’édition, cette dernière possibilité élargit alors l’horizon des travaux collaboratifs. Plusieurs intervenants peuvent ainsi apporter chacun à leur tour des modifications ou des améliorations sur un projet unique. Pour en revenir au 1 et au 0, le format numérique permet également des conversions auparavant inaccessibles. On  peut par exemple imprimer un document texte par le biais d’une imprimante, pour le retrouver sur papier, ou convertir le format d’une image pour qu’il soit accessible avec différents supports numériques.